Wat wij met de gegevens van jouw kopers mogen

Jij bent verwerkingsverantwoordelijke: het zijn jouw kopers en jouw verkoopaccount. Wij, HG E-Commerce Online BV, zijn verwerker: wij doen alleen wat jij ons opdraagt en niets daarbuiten.

Deze overeenkomst geldt automatisch zodra je Egantic gebruikt. Hij hoort bij de algemene voorwaarden en gaat bij tegenstrijdigheid vóór, voor zover het om persoonsgegevens gaat.

Uitsluitend om de dienst te leveren: een klantvraag inlezen, hem indelen, er een conceptantwoord bij maken en dat aan jou tonen. Wij versturen een antwoord nooit uit onszelf; jij drukt op verzenden.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor iets anders. Niet voor productverbetering, niet voor statistiek over klanten heen, niet voor het trainen van modellen, niet voor marketing.

Van je kopers: de naam die zij bij hun bestelling opgaven, het ordernummer, en de tekst van hun vraag met wat daar verder in staat. Wat mensen zelf in een vraag zetten kunnen wij niet vooraf beperken; daarom bewaren wij die vragen niet langer dan nodig en kun je ze op elk moment laten wissen.

Van jou en je collega's: naam, e-mailadres en rol. Nodig om in te loggen en om rechten te regelen.

Wij mogen deze partijen inschakelen. Komt er een nieuwe bij, dan laten we dat een maand vooraf weten en kun je bezwaar maken; doe je dat, dan mag je opzeggen zonder kosten.

• Supabase (Supabase Pte. Ltd.) — De database en de inloggegevens. Locatie: Frankfurt, Duitsland (eu-central-1).
• Vercel Inc. — Het draaien en uitleveren van de applicatie. Locatie: Europese regio; het bedrijf is Amerikaans.
• Inngest Inc. — Het inplannen en uitvoeren van het nachtelijke werk. Locatie: Verenigde Staten.
• Anthropic PBC — De taalmodellen achter de analyses, de adviezen en de conceptantwoorden. Locatie: Verenigde Staten.
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — Het versturen van e-mail en het ontvangen van doorgestuurde klantvragen. Locatie: Verenigde Staten.

Bij partijen buiten de Europese Unie loopt de doorgifte via de standaardbepalingen van de Europese Commissie. De database met jouw gegevens staat in Frankfurt.

Bol is hier geen onderaannemer van ons. Wij lezen bij bol met jouw eigen sleutels; dat is jouw verkoopkanaal en jouw relatie.

Gegevens zijn gescheiden per werkruimte, afgedwongen in de database zelf. Verkeer over https. Je bol-sleutels staan versleuteld en zijn na invoer niet meer terug te lezen. Toegang tot productie ligt bij de bouwers, met tweefactor, en wordt gelogd.

Wij bewaren niet meer dan nodig. Wat er precies bewaard wordt en hoe lang staat in de privacyverklaring; de klantvragen zijn daarin de enige categorie met gegevens van jouw kopers.

Bij een datalek dat jouw gegevens raakt melden wij dat binnen 24 uur na ontdekking bij jou, met wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens doe jij; wij leveren alles wat je daarvoor nodig hebt.

Krijgen wij een verzoek van een van jouw kopers, bijvoorbeeld om inzage of verwijdering, dan sturen wij dat naar jou door en handelen wij het niet zelf af.

Krijgen wij een vordering van een overheid om jouw gegevens af te geven, dan laten wij je dat weten tenzij dat wettelijk verboden is.

Bij het einde van de overeenkomst krijg je op verzoek een export, en verwijderen wij daarna alles binnen dertig dagen. Wij houden geen kopie achter, ook niet in reservekopieën langer dan de gebruikelijke bewaartermijn daarvan.

Je mag ons vragen aan te tonen dat we ons hieraan houden. Wij beantwoorden vragen schriftelijk en leveren de gegevens die je nodig hebt. Wil je een audit ter plaatse, dan kan dat één keer per jaar, op eigen kosten, met een redelijke aankondiging.

Alles over deze afspraken loopt via info@hg-ecommerce.nl. Nederlands recht is van toepassing.